Sinds 2003 werkte ik op landelijk niveau aan het elektronisch (of digitaal) maken van de overheid. In de jaren 90 van de vorige eeuw werd het beleid dat de dienstverlening van de overheid, zoals het kunnen aanvragen van een vergunning, (ook) via internet beschikbaar moest komen. Wat in het vorige decennium bij banken al standaard was, internetbankieren voor de klant, was toen bij de overheid nog niet goed geregeld. De overheid begon onder andere met het aanbieden van elektronische formulieren. Daarmee konden aanvragen van burgers en bedrijven ook digitaal gaan binnenkomen. Dat maakte dat de overheid niet alleen op internet maar ook intern digitaal moest gaan werken. Om dat te stimuleren startte eind jaren 90 het landelijke Actieprogramma Elektronische Overheid (ELO); waarover nadien ook werd gerapporteerd (zoals in dit document).
De banken waren eerder
De overheid liep niet bepaald voorop bij het digitaliseren van haar dienstverlening. Maar dat was niet vreemd. Want zowel intern als naar de klant digitaliseren vergt in eerste instantie forse investeringen. Banken hadden dat eerder voor elkaar. Maar ook daar hebben de interne automatisering en de dienstverlening via internet miljarden euro's gekost. Terwijl het werk van de overheid eerder complexer dan minder complex is. Zo heeft een gemiddelde gemeente, ook een gemeente met maar 20.000 inwoners en 200 ambtenaren, enkele honderden producten. En dan hebben we het alleen nog maar over wat een burger of bedrijf kan aanvragen, zoals een paspoort en een rijbewijs, vergunningen voor het kappen van een boom of het bouwen of verbouwen van een huis en subsidies voor monumenten, sportverenigingen en culturele evenementen. Naast dat soort dienstverlening heeft een gemeente ook nog andere taken. Denk aan het onderhoud van lokale wegen, het beheren van een sporthal en de zorg voor de lokale leefomgeving, en ook daar horen administraties bij die destijds vroegen om digitalisering oftewel uitvoering, van wat voorheen papierwerk was, op computers.
Samenwerking
Formeel is elke overheidsorganisatie verantwoordelijk voor de eigen automatisering. Maar tegelijkertijd wordt er al jarenlang veel samengewerkt, in landelijke overheidsbrede programma's en in projecten binnen de verschillende bestuurslagen (Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen). Veel oplossingen zijn al samenwerkend op landelijk niveau ontwikkeld. Een belangrijk deel daarvan bestaat uit voor het publiek onzichtbare oplossingen. Van wat wel zichtbaar is, is DigiD, het systeem om bij de overheid in te loggen, een bekend voorbeeld. Maar ook grote bestanden met persoonsgegevens, gegevens over bedrijven, kadastrale gegevens (van wie is welk huis en welk perceel) en topografische gegevens (waar ligt welke weg en welke watergang) heeft de overheid op landelijk niveau ontwikkeld. Al die onderdelen moeten passen in een groter geheel en met elkaar samenwerken. Ik mocht daar vanaf 2003 mijn steentje aan bijdragen, als proces- en informatiearchitect.
e-Provincies, EGEM, KING, NORA en GEMMA
Ik begon in 2003 bij het programma e-Provincies binnen de onder het ministerie van BZK vallende stichting ICTU. Al na een paar jaar begon ik ook, eerst parttime bij het op gemeenten gerichte programma EGEM. Toen dat programma eind 2009 stopte, werd het werk vanaf 2010 voortgezet bij KING, het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten. Het viel toen al onder de VNG, de koepelorganisatie van alle gemeenten in Nederland, en sinds 1 januari 2018 is dat ook zichtbaar in de naam, want wat eerst KING was heet nu VNG Realisatie. Ik werkte daar vanaf de start in 2010 aan GEMMA, de landelijke referentiearchitectuur voor de informatievoorziening van gemeenten. Hoewel de werkelijkheid wat complexer is, kun je een informatiearchitectuur zien als een bouwtekening waarin alle onderdelen van de informatievoorziening van een organisatie of van een groep samenwerkende organisaties, in dit geval de gemeenten, een plek krijgen. Daarbij is een referentiearchitectuur een soort standaard die de desbetreffende overheden zoveel mogelijk proberen te volgen. Waarbij de gedachte is dat ze dan beter kunnen samenwerken omdat informatiesystemen dan beter informatie kunnen uitwisselen. Ook betekent zo'n gezamenlijke landelijke referentiearchitectuur dat niet elke gemeente alles zelf hoeft uit te zoeken.
Bij KING kreeg ik in 2011 de opdracht te zorgen voor een 'Baseline informatiehuishouding gemeenten'. Er was al een baseline informatiehuishouding voor het Rijk, de provincies gingen zo'n baseline maken en voor de gemeenten moest er ook zoiets komen. Zoals bij het Rijk en de provincies is zo'n baseline een landelijke handreiking en referentie voor hoe de organisaties in een bestuurslaag hun informatiehuishouding het beste kunnen inrichten. Waarbij het woord 'informatiehuishouding' in de praktijk staat voor informatie- en archiefbeheer oftewel het bewaren en toegankelijk houden van informatie. Het is een term uit de archiefwereld, die overigens verwarring kan oproepen bij buitenstaanders. Want terwijl die term staat voor het bewaren van informatie staat de term 'informatievoorziening' voor het creëren, verwerken en bewerken van informatie. Daarmee gaat de informatievoorziening vooral over de inhoud van informatie en het creëren en veranderen van inhoud en gaat de informatiehuishouding vooral over het zo betrouwbaar mogelijk en ongewijzigd bewaren van die inhoud, voor hergebruik later in de informatievoorziening en voor raadpleging later om dan na te kunnen gaan hoe eerder processen en de bijbehorende besluitvorming zijn verlopen. Dit dus als uitleg. Want de termen op zich zijn niet echt zelfverklarend.
De hiervoor genoemde opdracht kreeg een vervolg in een portefeuille waarvoor ik in de daarna volgende jaren inhoudelijk verantwoordelijk bleef bij KING. Zo raakte ik gespecialiseerd in informatie- en archiefbeheer en de proces- en informatiearchitectuur voor zowel het archiveren van digitale informatie als het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie. Met name dat laatste was destijds een relatief nieuwe uitdaging. Want digitale informatie is vluchtig. Een klein foutje en je bent het kwijt, in tegenstelling tot informatie op papier, en dat geldt ook voor archieven met digitale in plaats van papieren dossiers. Wat ik in dat kader bij KING heb uitgewerkt is voor een belangrijk deel te zien onder het thema Informatie- en archiefbeheer op de website Gemmaonline van nu VNG Realisatie (de naam KING veranderde per 1 januari 2018 in VNG Realisatie).
Tussendoor, vooral in de jaren 2014 en 2015 werkte ik ook aan NORA, de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, die gericht is op alle (vier) bestuurslagen. Voor die referentiearchitectuur heb ik de thema's Zaakgericht werken en Duurzame toegankelijkheid opgezet.
En als lid van een team werkte ik mee aan de ontwikkeling van het het NORA-katern Verbinden.
Tegenwoordig 65+ en ZZP-werk
Toen ik in 2015 de leeftijd van 65 jaar en nog iets bereikte, veranderde mijn fulltime dientverband bij KING in een parttime dienstverband. Maar nog voor het zover was ging ik naar de Kamer van Koophandel en werd ik ook ZZP-er. Mijn eerste klus was - in een klein team - het ontwikkelen van DUTO, het landelijke eisenpakket voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie, een opdracht van het Nationaal Archief. Ik deed ook een klus voor het Waterschapshuis, de landelijke regie- en uitvoeringsorganisatie voor de ICT van de waterschappen in Nederland.
Eind 2017 vertrok ik helemaal bij KING. Ik heb nu meer vrije tijd, maar tot de dag van vandaag (november 2020) heb ik zo nu en dan een opdracht, waaronder: projectleider zijn voor het ontwikkelen van een producten- en dienstencatalogus voor het Streekarchief Midden-Holland, het geven van een training voor het adviesbureau Doxis over een NEN-norm, het ontwikkelen van een tactisch kader voor het archiefbeheer van een middelgrote gemeente en het uitwerken van de governance (rollen- en verantwoordelijkheidsstructuur) voor het archiefbeheer van twee samenwerkende kleine gemeenten. De laatste klus dit jaar was het in teamverband voor Berenschot uitvoeren van een assessment informatievoorziening bij een middelgrote provincie (lead assessor voor vijf deelonderwerpen). Het leukste van dat soort klussen is dat ik nieuwe ervaringen opdoe (werken voor een klant die per opdracht betaalt is echt heel anders dan bij de overheid in loondienst zijn) en nog steeds nieuwe dingen bijleer.
Meer zien en lezen?
Zie de pagina's Proces- en informatiearchitectuur, mijn zakelijke website en de publicaties op die website.